Izlet v poklic: vodja dogodkov

2024 Avtor: James Gerald | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 14:16

Na svetu je veliko poklicev. O nekaterih vemo vse, o drugih - malo manj, o tretjih - prav nič. Slednje še posebej pogosto velja za tista prosta delovna mesta, ki so trenutno aktualna in recimo modna. Odločili smo se, da vam povemo o takih poklicih in o tem, kaj specialisti počnejo na teh položajih. Naša prva zgodba govori o voditeljih dogodkov.

Ko sodelujemo na katerem koli dogodku, na primer kot gledalci, praktično ne razmišljamo o tem, koliko truda je bilo vloženega v pripravo in izvedbo te konference, koncerta, razstave itd. Vidimo le lepo lupino, ki nam je všeč, vendar ne vemo, koliko ljudi ponoči ni spalo, razvilo koncept, se pogajalo s strankami in izvajalci, pisalo scenarije, klicalo glasbenike, igralce, udeležence (odvisno od vrste dogodka) in koliko jih zdaj teče v zakulisju oz. vzdolž hodnika, ki ima pripravljen telefon, skrbi in počne vse, kar je v naši moči, da mi, gledalci, še vedno uživamo v vsem.

Predstavniki tega težkega poklica, ki zahtevajo popolno predanost in sposobnost obvladovanja v vseh kriznih razmerah, se imenujejo vodje dogodkov.

Beseda "dogodek" je iz angleščine prevedena kot "dogodek", vodja dogodkov pa je oseba, ki organizira različne vrste dogodkov.

Vloge takega strokovnjaka ni mogoče podcenjevati, saj poleg tega, da je odgovoren za uspešno vodenje dogodkov, ki so nam tako znani, a precej zapleteni v smislu priprave dogodkov, pomaga tudi pri oblikovanju pozitivne podobe stranka, in sicer podjetje, skupine ljudi ali posameznik, ki je pobudnik dogodka. … V zgodovini upravljanja dogodkov je veliko primerov uspešne uporabe posebnih dogodkov za ustvarjanje in vzdrževanje pozitivne podobe strank. Tako je leta 2001 na Vorobyovy Gory potekalo tekmovanje v deskanju na snegu, ki ga je po naročilu družbe Nokia organizirala agencija BrandNew-Momentum. Razstave se je udeležilo več kot 30 tisoč ljudi, najbolj priljubljeno pa je bilo "ozemlje Nokije", kjer so se lahko tisti, ki so želeli, seznanili z modelno paleto telefonov podjetja in se posvetovali s strokovnjaki.

Vodje dogodkov delajo tako v posebnih agencijah kot v osebju velikih organizacij. Zanimivo je, da se po statističnih podatkih ženske za ta poklic odločajo veliko pogosteje kot moški. Če razmišljate o spremembi svojega poklica ali želite izvedeti več o tistih, ki organizirajo posebne dogodke, so spodnji podatki samo za vas.

Kakšna je odgovornost vodje dogodkov

Specialist, odgovoren za pripravo, koordinacijo in izvajanje dogodkov, mora biti pripravljen na dejstvo, da bo njegov obseg odgovornosti precej širok. Vsi so izvedljivi, čeprav zahtevajo koncentracijo in sposobnost, da vse naredijo pravočasno.

1. Vodja dogodkov mora biti sposoben najti skupni jezik s katero koli stranko, tudi če se zdi, da je "z drugega planeta". Ta veščina je potrebna za skupno pripravo načrta dogodka.

2. Specialist išče prostore za prireditve, vzdržuje stike z udeleženci in išče tudi potrebno opremo.

3. Specialist mora imeti na zalogi že pripravljene programe za različne korporativne dogodke, da jih lahko ponudi v primeru, da je treba čim prej pripraviti nenačrtovan dogodek. Praviloma se takšni programi pojavijo med delom za vsakega vodjo dogodkov.

Priprava proračuna in nato nadzor nad vsemi stroški je ena ključnih nalog vodje dogodkov.

4. Zmožnost izračuna proračuna dogodka je tudi odgovornost organizatorja dogodka. Priprava proračuna in nato nadzor nad vsemi stroški je ena ključnih nalog vodje dogodkov.

5. Spremljanje izpolnjevanja pogojev pogodbe z izvajalci, ki sodelujejo pri pripravi dogodka, je pomembna odgovornost strokovnjaka.

6. Vodja dogodkov mora biti sposoben oceniti učinkovitost izvedenih dogodkov. To je potrebno za razumevanje, ali je bil cilj, ki ga je postavil kupec, dosežen, recimo, za povečanje ravni prodaje.

Kakšne lastnosti mora imeti vodja dogodkov?

Strokovnjakom so naložene številne zahteve, vendar so vse upravičene, saj je učinkovitost dela vodje dogodkov neposredno odvisna od njegovih osebnih lastnosti.

1. Organizator dogodka mora biti družaben in prijazen. Iz te sposobnosti izhaja takšna dolžnost, kot da se je treba popolnoma pogajati s katero koli stranko.

Vodja dogodkov mora biti "večopravilni", in sicer je sposoben delati na več projektih hkrati.

2. Odpornost na stres in sposobnost hitrega odziva na spreminjajoče se okoliščine sta skoraj najpomembnejša zahteva za vodje dogodkov. Predstavniki tega poklica pogosto delajo v nujnem načinu, ostanejo pozno, marsikatero vprašanje morajo rešiti tukaj in zdaj.

3. Prisotnost ustvarjalnega niza prav tako ne bo škodila vodji dogodka: pogosto morajo strokovnjaki pisati scenarije in sami razmišljati o konceptu zabavnih dogodkov.

4. Vodja dogodkov mora biti "večopravilni", torej biti sposoben delati na več projektih hkrati.

5. Za strokovnjaka "prijateljstvo z matematiko" ne bo odveč, kar bo pomagalo pri pripravi ocen za določene dogodke.

O katerem drugem poklicu bi radi izvedeli več?